In einer flexibleren Arbeitswelt arbeiten immer mehr Unternehmen mit Freelancern zusammen. Scheinselbstständigkeit zu vermeiden, wird deshalb auch für mehr Auftraggeber zu einem wichtigen Thema. Schließlich drohen ernsthafte Konsequenzen, wenn sie bei einer Prüfung festgestellt wird. Wir erklären, welche Faktoren zu beachten sind.

Scheinselbstständigkeit: Was ist das überhaupt?

Eine Scheinselbstständigkeit liegt dann vor, wenn ein Freelancer als Selbstständiger für ein Unternehmen arbeitet, aber in der Praxis wie ein Angestellter behandelt wird. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn er einen Dienstplan einhalten und Urlaube mit dem Auftraggeber abstimmen muss. Bei einer Scheinselbstständigkeit werden keine Sozialversicherungsbeiträge gezahlt und Unternehmen beachten keine arbeitsrechtlichen Aspekte, obwohl das eigentlich nötig wäre.

Es finden Prüfungen statt, um diese Beschäftigungsverhältnisse aufzudecken. Dann kommt es in der Regel zu Nachzahlungen in der Renten- und Krankenversicherung sowie von Steuern. Außerdem können Strafzahlungen für den Auftraggeber hinzukommen. Eine solche Entwicklung ist also sehr negativ. In unserem Artikel “Scheinselbstständigkeit: Die Folgen für Auftraggeber” gehen wir genauer auf die möglichen Konsequenzen ein.

Scheinselbstständigkeit von Anfang an vermeiden

Wer Scheinselbstständigkeit vermeiden möchte, sollte also in erster Linie darauf achten, den Freelancer nicht wie einen Angestellten zu behandeln. Bei der Beurteilung kommt es immer auf den Einzelfall an, aber folgende Anhaltspunkte können helfen, das Risiko gering zu halten:

Projektbezogener Auftrag

Der Freelancer wird mit ganz bestimmten Aufgaben betraut, die klar definiert und oft auch zeitlich abgegrenzt sind. Er arbeitet weisungsunabhängig und übernimmt nicht wie ein Angestellter je nach Bedarf auch andere Tätigkeiten oder firmeninterne Routineaufgaben. Außerdem nimmt er nicht regelmäßig an internen Meetings teil, die nichts mit seinem Projekt zu tun haben.

Mehrere Auftraggeber

Die Einnahmen eines Selbstständigen setzen sich aus verschiedenen Aufträgen zusammen. Bei der Auswahl seiner Aufträge ist der Freelancer nicht eingeschränkt. Es sollte also keinesfalls im Vertrag stehen, dass er parallel nicht für andere Auftraggeber tätig sein darf. Als Faustregel nennt die Deutsche Rentenversicherung einen Anteil von fünf Sechsteln des Umsatzes, den ein Freelancer maximal durch einen Auftraggeber erzielen darf.

Eigenständige Organisation

Der Freelancer organisiert seine Arbeit selbst nach seinen eigenen Vorlieben und Prozessen. Natürlich ist zum Beispiel die Vereinbarung von Deadlines kein Problem, aber wie die Aufgaben genau zu erledigen sind, kann der Auftraggeber nicht vorschreiben.

Unabhängigkeit von Arbeitszeiten und Urlauben

Für die Tätigkeit des freien Mitarbeiters ist es egal, wann er sie ausübt. Er muss sich nicht an Schichtpläne halten oder zu den Kernarbeitszeiten des Unternehmens erreichbar sein. Wenn er gerne nachts oder am Wochenende arbeitet, ist das seine Angelegenheit. Auch seine Urlaube muss er nicht mit den angestellten Mitarbeitern abstimmen. Eine rechtzeitige Information über längere Abwesenheiten ist aber natürlich kein Problem.

Auftreten als Unternehmer

Der Freelancer trägt ein unternehmerisches Risiko und tritt als Selbstständiger auf. Er bietet seine Tätigkeiten zum Beispiel auf einer eigenen Website an und betreibt Marketing. Vielleicht beschäftigt er auch selbst Mitarbeiter oder Freelancer. Besonders gut wäre es, wenn er sogar eine GmbH, OHG oder KG führt.

Arbeiten in den eigenen Räumen mit eigener Ausrüstung

Da der freie Mitarbeiter selbstständig ist, nutzt er für die Erledigung der Aufträge seine eigenen Arbeitsmittel und wird nicht vom Auftraggeber damit ausgestattet. Er arbeitet auch in seinem eigenen Büro oder in einem Coworking Space, aber nicht in den Räumen des Unternehmens.

Leider gibt es keine definitive Checkliste zum Thema Scheinselbstständigkeit und es kommt immer auf die Kombination der einzelnen Faktoren an. So muss zum Beispiel nicht direkt eine Scheinselbstständigkeit vorliegen, nur weil der Freelancer ab und zu für ein Meeting vorbeikommt und dann im Büro des Unternehmens arbeitet oder weil er hin und wieder Firmenequipment nutzt.

Aber wenn einige der genannten Punkte unklar oder nicht gegeben sind, ist das ein deutliches Alarmsignal. Auftraggeber sollten das Thema so schnell wie möglich mit dem Freelancer ansprechen, offene Fragen klären und gegebenenfalls die Zusammenarbeit anders gestalten.

.Übrigens: Unser Scheinselbstständigkeitstest ermöglicht eine erste Einschätzung. Mit nur wenigen Fragen lässt sich dort das Risiko bestimmen, sodass Auftraggeber leichter eine Scheinselbstständigkeit vermeiden können.

In unserem E-Learning geben wir weitere Tipps zur Vermeidung von Scheinselbstständigkeit:

Scheinselbstständigkeit vermeiden: Vertrag reicht nicht aus

Viele Unternehmen setzen einen Vertrag mit den für sie tätigen Freelancern auf. Darin halten sie zum Beispiel fest, dass der freie Mitarbeiter auch für andere Auftraggeber tätig sein kann, nicht an die Urlaubsplanung der Firma gebunden ist und seine Tätigkeiten erbringen kann, wann und wo er das tun möchte.

Doch diese Vereinbarungen sind nicht ausreichend zur Vermeidung einer Scheinselbstständigkeit. Ausschlaggebend ist das Vorgehen in der Praxis. Hier kommt es immer wieder vor, dass der Freelancer stärker in interne Prozesse eingebunden wird, als es im Vertrag steht. Das passiert oft Schritt für Schritt und ist nicht immer beabsichtigt. Auftraggeber bleiben also am besten immer aufmerksam und werten aus, wie sie tatsächlich mit ihren freien Mitarbeitern zusammenarbeiten. So wird rechtzeitig klar, ob das Risiko einer Scheinselbstständigkeit besteht.

Natürlich ist ein Vertrag trotzdem empfehlenswert, um die Rahmenbedingungen festzuhalten. Wer die richtigen Klauseln aufnimmt, schafft Klarheit für beide Seiten und kann allein dadurch das Risiko reduzieren. Es ist nur zu bedenken, dass der Vertrag allein nicht ausreicht, um Scheinselbstständigkeit zu vermeiden.

Klarheit durch die Clearingstelle oder eine Beratung

Auftraggeber haben eine weitere Möglichkeit, um Scheinselbstständigkeit zu umgehen: Sie können sich gemeinsam mit dem Freelancer an die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung wenden und dort ein Statusfeststellungsverfahren beantragen. Damit richten sie natürlich den Fokus auf eine eventuell bestehende Scheinselbstständigkeit, das ist aber immer noch deutlich besser, als wenn die Rentenversicherung selbst ein Verfahren einleitet. Und wenn danach eine Scheinselbstständigkeit ausgeschlossen werden kann, haben alle Beteiligten Sicherheit.

Eine Alternative ist die Prüfung durch einen spezialisierten Anwalt. Er kann den Einzelfall betrachten, eine Einschätzung abgeben und (falls nötig) auch im weiteren Verlauf beratend unterstützen.

Übrigens: Die Checkliste in unserem Artikel “Scheinselbstständigkeit: Kriterien 2022 und Checkliste“ liefert zahlreiche Anhaltspunkte für eine bessere Einschätzung.

Im Webinar "Scheinselbstständigkeit erkennen und vermeiden - Wie Sie rechtssicher mit Freelancern arbeiten" vermitteln die Experten von Hogan Lovells kostenlos wichtiges Wissen, um eine Scheinselbstständigkeit zu vermeiden.